Prozessmanagement – Wie Kennzahlen helfen, Prozesse zu steuern

Kennzahlen sind im Prozessmanagement unverzichtbar. Sie bieten Einblicke in die Effizienz und den Erfolg von Prozessen, sei es in der Produktion oder in der Verwaltung. Ohne Kennzahlen wissen wir nicht, ob ein Prozess optimal läuft oder wo Verbesserungsbedarf besteht. Ohne Kennzahlen müssen wir uns leider auf das Bauchgefühl verlassen. Das ist im Prozessmanagement nicht besonders gut.

In der Geschäftsprozessmanagement Studie 2023 der ZHAW School of Management and Law gaben 68% der befragten Unternehmen an, dass Prozessmanagement in Zukunft für sie an Bedeutung gewinnt. 2/3 aller Befragten nannten Effizienzsteigerung als grossen Nutzen. Spannend: 39% überwachen ihre Prozessleistung nicht. Das ist so, als hätten wir ein tolles Auto in der Garage, aber würden keinen Sprit nachfüllen. Das ganze Potenzial der Effizienzsteigerung bleibt ungenutzt!

Warum sind Kennzahlen im Prozessmanagement wichtig?

Kennzahlen sind das Fundament für fundierte Entscheidungen im Prozessmanagement. Sie liefern objektive Daten, um Stärken und Schwächen eines Prozesses zu identifizieren. In der Produktion helfen Kennzahlen dabei, die Effizienz zu messen, z.B. durch Durchlaufzeiten oder Ausschussquoten. In der Verwaltung dienen sie der Überprüfung von Bearbeitungszeiten oder Fehlerquoten. Ohne diese Zahlen stochert man im Dunkeln.

Wie finde ich die richtigen Kennzahlen?

Die Auswahl hängt von den spezifischen Zielen und Anforderungen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass die Kennzahlen klar, messbar und relevant sind. Frage dich:

• Welche Aspekte des Prozesses sind entscheidend für den Erfolg?
• Welche Daten sind bereits verfügbar und welche müssen noch erhoben werden?
• Sind die Daten einfach zu erheben?

Wie kann ich sie messen?

In der Produktion können automatisierte Systeme Daten in Echtzeit erfassen: Sensoren und Maschinensteuerungen liefern genaue Informationen über Produktionsgeschwindigkeit, Ausfallzeiten und Qualität. In der Verwaltung können ERP-Systeme die Bearbeitungszeit tracken und Fehler dokumentieren.

Typische Kennzahlen für mittelständische Unternehmen

Produktionsprozesse

Verwaltungsprozesse

Regelmässige Messung und Auswertung

Leider landen Kennzahlen oft auf dem «Datenfriedhof»: sie werden erfasst, aber nicht genutzt. Keine Analyse, keine gemeinsame Besprechung, kein Ideenaustausch zur Verbesserung, kein Auf-die-Schulter-klopfen, wenn alles gut läuft. So lässt sich keine Effizienz steigern!

Drei Möglichkeiten Kennzahlen zu messen:

• Automatisierte Datenerfassung: Sensoren und Maschinensteuerungen erfassen Daten wie Durchlaufzeit und Ausschussquote in Echtzeit.
• Softwarelösungen für Verwaltung: ERP-Systeme oder spezielle Prozessmanagement-Software erfassen Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Kosten.
• Manuelle Datenerfassung: Excel-Listen und regelmässige Audits helfen, wo automatisierte Systeme nicht verfügbar sind.

Grundregeln für die Auswertung:

• Dashboards und Berichte: Visualisiere Kennzahlen für einen schnellen Überblick. Zum Starten reicht ein Excel-Dashboard.
• Regelmässige Meetings: Bespreche die Kennzahlen wöchentlich oder monatlich, mit den Mitarbeitenden!
• Benchmarking: Vergleiche deine Kennzahlen mit anderen Abteilungen oder Branchenstandards.
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Nutze die Erkenntnisse, um Verbesserungsmassnahmen zu planen und deren Auswirkungen zu überwachen.

Wie helfen Kennzahlen, Prozesse zu steuern?

Kennzahlen zeigen nicht nur den aktuellen Zustand, sondern auch Trends und Entwicklungen. Durch regelmässige Überwachung kannst du frühzeitig erkennen, wenn ein Prozess aus dem Ruder läuft und gegensteuern. Kennzahlen unterstützen dich dabei, den Verbesserungsprozess kontinuierlich voranzutreiben.

So starten Sie mit Kennzahlen: drei Schritte für den Anfang

Die grösste Hürde ist nicht die richtige Kennzahl, sondern der Start. Viele Unternehmen warten auf das perfekte System und messen deshalb gar nichts. Dabei genügt ein einfacher Einstieg.

Schritt 1: Wählen Sie einen einzigen Prozess, der spürbar Probleme macht. Einen Prozess, kein Dutzend.

Schritt 2: Legen Sie eine bis maximal drei Kennzahlen fest, die diesen Prozess wirklich beschreiben. Für die Auftragsbearbeitung etwa die Durchlaufzeit und die Fehlerquote.

Schritt 3: Messen Sie über vier Wochen konsequent, notfalls von Hand in einer Excelliste. Wichtig ist nicht die perfekte Technik, sondern die durchgehende Linie, die Sie am Ende sehen.

Nach diesen vier Wochen haben Sie etwas, das vorher fehlte: eine objektive Grundlage statt eines Bauchgefühls. Darauf lässt sich gezielt verbessern, und Sie können das Vorgehen auf den nächsten Prozess übertragen. Wenn Sie diesen Schritt begleitet angehen möchten, hilft die Prozessmanagement Beratung beim Aufsetzen.

Häufige Fehler bei der Arbeit mit Kennzahlen

Drei Stolperfallen sehe ich in der Praxis besonders oft:

Messen ohne zu handeln. Eine Kennzahl, aus der nie eine Massnahme folgt, ist vergeudete Mühe. Jede Zahl, die Sie erheben, sollte zu einer Frage führen: Was tun wir, wenn sie sich in die falsche Richtung bewegt?

Die falschen Dinge messen, weil sie leicht zu messen sind. Bequeme Zahlen sind nicht automatisch die wichtigen. Orientieren Sie sich an dem, was für den Erfolg des Prozesses entscheidend ist, nicht an dem, was das System gerade einfach ausspuckt.

Kennzahlen gegen Menschen einsetzen. Sobald Mitarbeitende das Gefühl haben, Zahlen dienten der Kontrolle und Schuldzuweisung, werden sie geschönt. Kennzahlen steuern Prozesse, nicht Personen. Dieser Gedanke verbindet das Thema direkt mit einer offenen Fehlerkultur.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wie das konkret aussieht, zeigt ein einfaches Beispiel aus der Auftragsabwicklung. Ein Betrieb klagte über häufige Reklamationen, wusste aber nicht, woran es lag. Statt sofort Massnahmen zu ergreifen, wurde vier Wochen lang nur eine einzige Kennzahl erhoben: der Anteil der Aufträge, die beim ersten Mal fehlerfrei durchliefen, das sogenannte Right First Time.

Das Ergebnis war ernüchternd und hilfreich zugleich. Nur etwa zwei von drei Aufträgen liefen ohne Nacharbeit durch. Erst diese Zahl machte das Problem greifbar und besprechbar. Im nächsten Schritt liess sich gezielt fragen, an welcher Stelle die meisten Fehler entstanden. So wurde aus einem diffusen «Wir haben zu viele Reklamationen» ein klar umrissenes Verbesserungsprojekt. Genau das leisten Kennzahlen: Sie verwandeln ein vages Unbehagen in eine konkrete, lösbare Aufgabe.

Nicht übers Ziel hinausschiessen!

Ich bin ein Freund von Kennzahlen, aber kein Freund von Unmengen an Kennzahlen nach dem Motto «Wir messen einfach alles». Konzentriere dich auf die Zahlen, die wirklich weiterhelfen. Nicht für jeden Prozess im Unternehmen müssen Kennzahlen definiert werden!

Fazit

Kennzahlen sind im Prozessmanagement unverzichtbar, um Effizienz und Erfolg zu überwachen und zu steigern. Durch die richtige Auswahl, Messung und Nutzung dieser Metriken können gezielte Verbesserungsmassnahmen ergriffen werden. Starte heute, auch mit einer einfachen Excelliste!