Kennzahlen sind im Prozessmanagement unverzichtbar. Sie bieten Einblicke in die Effizienz und den Erfolg von Prozessen, sei es in der Produktion oder in der Verwaltung. Ohne Kennzahlen wissen wir nicht, ob ein Prozess optimal läuft oder wo Verbesserungsbedarf besteht. Ohne Kennzahlen müssen wir uns leider auf das Bauchgefühl verlassen. Das ist im Prozessmanagement nicht besonders gut.
In der Geschäftsprozessmanagement Studie 2023 der ZHAW School of Management and Law gaben 68% der befragten Unternehmen an, dass Prozessmanagement in Zukunft für sie an Bedeutung gewinnt. 2/3 aller Befragten nannten Effizienzsteigerung als grossen Nutzen. Spannend: 39% überwachen ihre Prozessleistung nicht. Das ist so, als hätten wir ein tolles Auto in der Garage, aber würden keinen Sprit nachfüllen. Das ganze Potenzial der Effizienzsteigerung bleibt ungenutzt!
Warum sind Kennzahlen im Prozessmanagement wichtig?
Kennzahlen sind das Fundament für fundierte Entscheidungen im Prozessmanagement. Sie liefern objektive Daten, um Stärken und Schwächen eines Prozesses zu identifizieren. In der Produktion helfen Kennzahlen dabei, die Effizienz zu messen, z.B. durch Durchlaufzeiten oder Ausschussquoten. In der Verwaltung dienen sie der Überprüfung von Bearbeitungszeiten oder Fehlerquoten. Ohne diese Zahlen stochert man im Dunkeln.
Definiere Kennzahlen für jeden wichtigen Prozess in deiner Produktion und Verwaltung. Beginne mit grundlegenden Metriken wie Durchlaufzeit und Fehlerquote.
Wie finde ich die richtigen Kennzahlen?
Die Auswahl hängt von den spezifischen Zielen und Anforderungen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass die Kennzahlen klar, messbar und relevant sind. Frage dich:
- Welche Aspekte des Prozesses sind entscheidend für den Erfolg?
- Welche Daten sind bereits verfügbar und welche müssen noch erhoben werden?
- Sind die Daten einfach zu erheben?
Analysiere die Unternehmensziele und leite daraus die wichtigsten Kennzahlen ab. Führe einen Workshop mit deinem Team durch, um relevante Metriken zu identifizieren.
Wie kann ich sie messen?
In der Produktion können automatisierte Systeme Daten in Echtzeit erfassen: Sensoren und Maschinensteuerungen liefern genaue Informationen über Produktionsgeschwindigkeit, Ausfallzeiten und Qualität. In der Verwaltung können ERP-Systeme die Bearbeitungszeit tracken und Fehler dokumentieren.
Implementiere geeignete Technologien zur Datenerfassung. Sollte keine automatisierte Erfassung möglich sein, so tut es auch die gute alte Excelliste. Wichtig ist zu starten!
Typische Kennzahlen für mittelständische Unternehmen
Produktionsprozesse
| Kennzahl | Einheit | Beschreibung |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | min, h, d | Gesamtzeit von Bestellung bis Auslieferung |
| Maschinenauslastung | % | Produktive Betriebszeit vs. geplante Betriebszeit |
| Ausschussquote | % | Anteil fehlerhafter oder nicht spezifikationsgerechter Einheiten |
| Right First Time | % | Produkte ohne Nacharbeit, die Qualitätsstandards erfüllen |
| OEE | % | Overall Equipment Effectiveness: Verfügbarkeit × Leistung × Qualität |
Verwaltungsprozesse
| Kennzahl | Einheit | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit pro Auftrag | min, h, d | Durchschnittliche Zeit zur vollständigen Auftragsbearbeitung |
| Fehlerquote Datenverarbeitung | % | Fehlerhafte Datensätze vs. Gesamtanzahl |
| Kundenzufriedenheit | Skala / Sterne | Durch Umfragen ermittelte Zufriedenheit |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Skala / Sterne | Don't miss that! |
| Kosten pro Transaktion | CHF / € | Durchschnittliche Kosten einer Transaktionsbearbeitung |
| Mitarbeiterproduktivität | Aufträge / h | Bearbeitete Aufträge pro Mitarbeiter in einer Zeitspanne |
Regelmässige Messung und Auswertung
Leider landen Kennzahlen oft auf dem «Datenfriedhof»: sie werden erfasst, aber nicht genutzt. Keine Analyse, keine gemeinsame Besprechung, kein Ideenaustausch zur Verbesserung, kein Auf-die-Schulter-klopfen, wenn alles gut läuft. So lässt sich keine Effizienz steigern!
Drei Möglichkeiten Kennzahlen zu messen:
- Automatisierte Datenerfassung: Sensoren und Maschinensteuerungen erfassen Daten wie Durchlaufzeit und Ausschussquote in Echtzeit.
- Softwarelösungen für Verwaltung: ERP-Systeme oder spezielle Prozessmanagement-Software erfassen Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Kosten.
- Manuelle Datenerfassung: Excel-Listen und regelmässige Audits helfen, wo automatisierte Systeme nicht verfügbar sind.
Grundregeln für die Auswertung:
- Dashboards und Berichte: Visualisiere Kennzahlen für einen schnellen Überblick. Zum Starten reicht ein Excel-Dashboard.
- Regelmässige Meetings: Bespreche die Kennzahlen wöchentlich oder monatlich, mit den Mitarbeitenden!
- Benchmarking: Vergleiche deine Kennzahlen mit anderen Abteilungen oder Branchenstandards.
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Nutze die Erkenntnisse, um Verbesserungsmassnahmen zu planen und deren Auswirkungen zu überwachen.
Wie helfen Kennzahlen, Prozesse zu steuern?
Kennzahlen zeigen nicht nur den aktuellen Zustand, sondern auch Trends und Entwicklungen. Durch regelmässige Überwachung kannst du frühzeitig erkennen, wenn ein Prozess aus dem Ruder läuft und gegensteuern. Kennzahlen unterstützen dich dabei, den Verbesserungsprozess kontinuierlich voranzutreiben.
Nicht übers Ziel hinausschiessen!
Ich bin ein Freund von Kennzahlen, aber kein Freund von Unmengen an Kennzahlen nach dem Motto «Wir messen einfach alles». Konzentriere dich auf die Zahlen, die wirklich weiterhelfen. Nicht für jeden Prozess im Unternehmen müssen Kennzahlen definiert werden!
Fazit
Kennzahlen sind im Prozessmanagement unverzichtbar, um Effizienz und Erfolg zu überwachen und zu steigern. Durch die richtige Auswahl, Messung und Nutzung dieser Metriken können gezielte Verbesserungsmassnahmen ergriffen werden. Starte heute, auch mit einer einfachen Excelliste!
Prozesse unter die Lupe nehmen?
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